Kuidas tõhusalt ostuarveid hallata?

Ostuarved moodustavad tähtsa osa ettevõtte finantsjuhtimises ja raamatupidamises. Kuna kõik ettevõtted on raamatupidamiskohustlased, ei saa dokumentide käsitlust ja salvestamist eriata või kõrvale jätta.

Ostuarved moodustavad tähtsa osa ettevõtte finantsjuhtimises ja raamatupidamises. Kuna kõik ettevõtted on raamatupidamiskohustlased, ei saa dokumentide käsitlust ja salvestamist eriata või kõrvale jätta. Selle võib siiski teha võimalikult lihtsaks. Lihtsusele lisaks peab tegevus olema usaldusväärne, tõhus, turvaline ja kasutajasõbralik, nii ostuarvete koostajale, heakskiitjale ja ka raamatupidamise vaatenurgast.

Olen vastutanud ettevõtte ostuarvete eest aastaid ja seda raamatupidamiseni välja. Olen saanud kasutada erinevaid ostuarvete lahendusi, millele lisaks olen jaganud ja saanud kasutuskogemust teistelt finantsjuhtimise professionaalidelt, sealjuures pole unustatud ettevõtjaid, kes tihtipeale teevad ise ostuarveid ise, eriti äritegevuse alguses. Nende kogemuste baasil on mulle kujunenud selge vaade sellest, kuidas väikeettevõtte ostuarvete süsteem peab toimima ja kuidas seda saab pakkuda väikeettevõjatele võimalikult lihtsalt.

Elektroonilise finantsjuhtimise kasud tuleb digitaliseerida. See tähendab juba olemasoleva info kasutamist, süsteemide integreerimist ja reaalaega viimist. Elektrooniline finantsjuhtimissüsteem ja protsesside automatiseerimine on Soomes juba pikka aega kuulunud meie argipäeva. Tähtsam on siiski see, et finantsjuhtimise automatiseerimine toodaks kasu ja oleks võimalikult kulusäästlik. Elektrooniliselt saadud arve kasu tuleneb asjaolust, et arvel olemasolevaid andmeid saab automaatselt sisestada ostuarvete süsteemi ja automatiseerumine toimub raamatupidamiseni. Võrdluseks sellele, kui elektrooniline arve prinditakse ja kõik andmed sisestatakse käsitsi süsteemi või raamatupidamissüsteemi, mis pikendab ja raskendab kogu protsessi ning võib olla isegi keerulisem kui traditsioonilise paberarve käsitlus, kus printimisetapp puudub.

Mitmed finantsjuhtimise süsteemid on vanaaegsed ja keerulised. Enamik finantsjuhtimise tööriistadest sisaldavad raamatupidamisfunktsioone, mis on eelkõige loodud raamatupidaja jaoks. Suuremates süsteemides pakutakse palju mittevajalikke funktsioone, mis teevad nende kasutamise ebamugavaks ja tihtipeale ebaloogiliseks. Ostuarvete vastuvõtmine, maksmine ja raamatupidamisse sisestamine peaks olema võimalikult lihtne ja automatiseeritud, ilma ühegi kasutu vaheetapita või manuaalse tööta. Kõige automatiseerimine ühe korraga esitab suure väljakutse.

Sageli on tõhusam ehitada terviklikku lahendust samm sammu haaval, hoides sihtmärki selgelt meeles. Finantsjuhtimise ja ostuarvete puhul tähendab see seda, et süsteem peab vastama ettevõtte finantsjuhtimise vajadustele ja neid rahuldama. See võib toimuda ühe, kahe või mitme kokku sobitatud süsteemi abil.