Kolm sammu edukaks ajajuhtimiseks

Ajajuhtimise abil saad organiseerida ja planeerida enda aega. Hea ajajuhtimise abil töötad targemalt, mitte raskemalt. Tegelik aeg on üsna relatiivne ehk aeg lendab olenemata mida sa teed või kus oled. Kasutagem seda aega siis produktiivselt nii, et saab teha rohkem vähema ajaga.

Meile kõigile on antud päevas 24 tundi, kuidas seda aega hästi kasutada? Vastus ongi efektiivne ajajuhtimine.

Stephen Covey on öeldnud: “The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities.”

Mis kasu on efektiivses ajajuhtimises?

• suurem tõenäosus saavutada nii ärilisi kui ka isiklikke eesmärke
• suuremad arenemisvõimalused,
• vähem stressi,
• professionaalsem reputatsioon
• efektiivsuse ja produktiivsuse taseme tõus.

Ettevõtte asutamine on keeruline protsess ning ettevõtja peab olema võimaline jagama enda aega ettevõtte asutamise, planeerimise, strateegia kujundamise, võrgustumise ja kõige muu vahel, mis ettevõtlusega seotud. Seega on oht läbi põleda, sest tegevuste nimekiri ainult kasvab, peab osalema erinevatel üritustel, kohtuma uute inimestega ning võtma vastu tähtsaid otsuseid eriti hoolikalt, sest sellest võib sõltuda ettevõtte tulevik. Ajajuhtimine tuleb siinkohal abiks. Kogusin internetiavarustest kokku kolm sammu, mis võiksid sind ajajuhtimises aidata.

Esimene samm – üks asi korraga

Segmenteeri enda igapäevased tegevused, kui palju veedad aega perega koos olemiseks, töö tegemiseks, puhkamiseks ja vaba aja veetmiseks ning uute asjade õppimiseks. Soovitan mõelda läbi kui kaua veedad aega sotsiaalmeedias, emailidele, telefonikõnedele vastates ja uudiseid lugedes, sest need tegevused võivad sinu tähelepanu hajutada. Keskendudes ühele tegevusele korrale ning eemaldades häirivad tegurid märkad, et sul tekib imekombel rohkem aega. Mitmetest uuringutest on selgunud, et nn multitasking viib aega rohkem kui säästab seda, sest ühelt tegevuselt teiselt ümberlülitamine võtab lisaaega. Mõningatel juhtudel viib multitasking lausa 40% rohkem aega, võrreldes sellega kui keskenduksid ühele asjale korraga. Alusta enda päeva sellega, et võtad 30 minutit aega ning kirjutad üles mida tahaksid täna tehtud saada ehk ToDo listi.

Vali tegevused järgnevalt (võid ka omalt poolt kategooriaid lisada):

• Tegevused, mille teostamiseks läheb alla 2 minuti. Tee need esimesena.
• Tegevused, mida võiks ka keegi teine teha. Kes? Delegeeri.
• Äärmiselt tähtsad tegevused. Tee need tegevused esmajoones.
• Pikemas perspektiivis tähtsad tegevused, mida ühe päevaga tehtud ei saa. Võta aega igas päevas nendele keskendumiseks.

Soovitan tutvuda ka sellise suurepärase töövahendiga, nagu Trello, mis on tehtud väga kasutajasõbralikuks ning on tavakasutajale täiesti tasuta. Lisaks on võimalik kasutada kalendrit, mida on lihtsam kasutada digitaalsel kujul, nagu näiteks Google kalender kuhu on võimalik märkida kõik mida teatud päeval peaksid tegema (Vajad Google kalendri kasutamiseks Google kontot). Selle abil on võimalik hoida silma peal ka teiste meeskonnaliikmete töötegevustest ning see lihtsustab näiteks koosolekute ja ärikohtumiste planeerimist.

Teine samm – vali sobiv keskkond

Me kõik vajame enda töö tegemiseks meile sobivat keskkonda. Su töölaud on täis nädalajagu kohvikruuse, erinevaid post-it pabereid ja tšekke – võib see viia su tähelepanu tööst eemale, seega korrasta enda töökeskkond ning hoia tähtsad dokumendid, paberid ja muud sobivas järjestuses ning lihtsalt kättesaadavatena. Inimesed on teadupoolest erinevad – kellele meeldib töötada täielikus vaikuses, kellele valju muusika saatel, kellele kodus, kohvikus, kontoris või miks mitte pargis. Leia endale see sobivaim viis keskenduda ja kui võimalik siis murra rutiini ning tee mõnikord tööd ka väljaspool enda tavapärast keskkonda.

Kolmas samm – optimeeri iseennast

Mis ajal oled kõige aktiivsem? Millal oled kõige loovam? Millal oled suhtlusaldis? Kui vähegi võimalik, siis jaga enda tegevused vastavalt nendele aspektidele. Kui sa suudad enda päeva planeerida vastavalt enda kehale ja vaimule, suudad enda päeva planeerida harmoonilisemalt ning oled produktiivsem. Näietks aktiivsemal ajal on hea mõte keskenduda keerulisematele ülesannetele. Teisalt looval hetkel on hea keskenduda arendusprojektidele, strateegiale ja ettevõtte tuleviku plaanidele. Kui oled suhtlusaldis, siis organiseeri telefonikõned, meilidele vastamised ja koosolekud just sellele ajale.

Kui sul tekkis antud artikli teemal lisaküsimusi, siis võta meiega julgelt ühendust!