Mis on e-arve ja kuidas e-arveid saatma hakata

E-arve kõige turvalisem viis arve saatmiseks. Paljud riigid on e-arve saatmise avalikule sektorile kohustuslikuks teinud. Alates 1. juulist 2019 on nende hulgas ka Eesti. See tähendab seda, et edaspidi saab avalikule sektorile saata ainult e-arve standardile vastavaid arveid.

Mis on e-arve ja milline on e-arve formaat?

E-arve on masintöödeldav arve, mis luuakse, edastatakse, kinnitatakse, kirjendatakse ja säilitatakse elektroonilises keskkonnas. E-arve ei ole pdf-arve. E-arve saatmisega saab vältida arve tasumisel käsitsi andmete sisestamist. Masintöödeldav ehk xml-fail on failivormingu nimi mille kujul e-arveid esitatakse (eXtensible Markup Language).

Igal riigil on oma e-arve standard. Seega on need igas riigis erinevad, kuid e-arve operaatorid muundavad näiteks Soome e-arve standardi kohase arve ümber Eesti e-arve standardi kohaseks. Selle osa eest hoolitsevad e-arve operaatorid.

Eesti e-arve ametliku standardi leiad(Eesti Standardikeskuse koduleheküljelt).

Muude riikide e-arve standarditest leiad infot Wikipedia e-arve standardi loetelust.

Iga ettevõte, kes osutab Eesti avalikule sektorile teenuseid või müüb neile tooteid, peab saatma neile selle eest e-arve. Selleks võib kasutada veebilahendust (nagu Isolta), majandustarkvara või dokumendihaldustarkvara. Sõltuvalt teenuse pakkujale, aitab e-arvelduse kasutusele võtta vastava teenuse pakkuja.

Kuidas e-arve erineb teistest arvetest?

E-arve omapära tuleb sellest, et e-arvel on kindel standard ning see saadetakse vastuvõtjale xml-failina nende majandustarkvarasse. See tähendab seda, et e-arveid ei saadeta ega võeta vastu e-posti kaudu.

E-arve ei ole pdf-arve. See tähendab seda, et e-arve käsitlemine on kiirem, sest e-arve on masintöödeldav (loeb andmed otse majandusprogrammi), kuid pdf ei ole. Seega kõik elektrooniliselt saadetud arved ei ole automaatselt e-arved.

See vähendab arve andmete sisestamisel tehtavate vigade hulka ning seega säästab märkimisväärselt arve saatja ja saaja aega. Kõigele lisaks on e-arve turvaline viis arve saatmiseks, sest arve liigub arve saatjalt otse vastuvõtja majandustarkvarasse ning ei kao e-posti rämpsposti hulka. Sellest jääb alles ka elektroonne jälg (logi).

Miks saata arve e-arvena ja kas e-arve saatmine on turvaline?

E-arve saatmine on kiire, tõhus ja ökoloogiline.

Pdf- ja paberkujul saadetavad andmed on kulukad nii rahalises kui ka ajalises mõttes. Nende töötlemine on aeganõudev ja nõuab ettevõtjatelt ning raamatupidajatelt palju manuaalset lisatööd.

E-arvele üleminek võimaldab saata arveid otse arve saaja ostuarvete süsteemi, mis omakorda vähendab töö hulka ja tõstab andmete kvaliteeti ning seeläbi säästab ka palju raha. Andmed sisestatakse arve saatja poolt üks kord ning sealt edasi on need juba masinloetavad.

E-arve saatmine on turvaline, sest andmed edastatakse salastatud (krüpteeritud) kujul ning nendele pääseb ligi ainult kasutatava majandustarkvara kasutajatunnustega. Andmete liikumisest jääb maha logi, mille abil saavad e-arve saatjad kontrollida, kas arved on kohale jõudnud.

Võrreldes näiteks e-posti teel saadetud arvetega on e-arve väga turvaline, sest e-posti teel saadetud arved võivad sattuda saaja rämpsposti hulka või ei jõua need arve saajale üldse kohale.

Millistes riikides on e-arve saatmine kasutusel?

Norras, Soomes ja Taanis on e-arvete saatmine juba aastaid laialdasemalt kasutusel. Norras muudeti e-arvete saatmine avalikule sektorile kohustuslikuks 2012. aastal, mis tõi endaga kaasa märgatava e-arvete saatmise tõusu. Soomes hakkasid ettevõtted e-arveid saatma omaalgatuslikult ning alles 2020. aasta aprillist on e-arvete saatmine Soomes kohustuslik juhul, kui arve saaja seda soovib. Soome on läbi viinud uuringu raamatupidamise automatiseerimise mõjudest kliimale, mis kirjeldab kuidas elektroonilised lahendused kliimat mõjutavad, Taanis muudeti e-arvete vastuvõtmine avaliku sektori ühingutes kohustuslikuks juba 2005. aastal, mis puudutas hinnanguliselt kui 440 000 eraettevõtet ning 15 miljonit arvet igal aastal. Eestis on alates 2019. aasta juulist kohustus saata e-arveid avalikule sektorile.

Nagu näha on e-arvete saatmine on kasutusel mitmetes Euroopa riikides või isegi kohustuslik. E-arvete saatmise kasv näitab seda, et e-arve osakaal arvete saatmisel hakkab kindlasti olema tuleviku norm ning seetottu oleks hea kui võtaksid selle kasutusele pigem varem kui hiljem.

Kes on Euroopa e-arve operaatorid ning mis e-arve operaatorid Eestis tegutsevad?

E-arve operaator on teenusepakkuja, kes pakub ettevõtetele, avalikule sektorile ja mõned ka eraisikutele (olenevalt riigist), e-arve saatmise ja vastuvõtmise teenust. Tänu e-arve operaatoritele saavad e-arve saatjad saata arveid majandustarkvara poolt loodud vormingus ning operaatorid hoolitsevad selle eest, et need on vastava riigi standardikohased.

Euroopas on mitmeid e-arve operaatoreid. Näiteks Peppol, kes on mittetulunduslik rahvusvaheline ühendus. Peppoli eesmärgiks on võimaldada kõigile Euroopa ettevõtetele lihtsat e-dokumentide vahendust avalikule sektorile ning seeläbi tõsta avaliku sektori hangete konkurentsivõimelisust ning tulumaksu õigeaegset tasumist. Nii mõnigi ettevõte on sõlminud e-arve vastuvõtmiseks lepingu e-arve operaatoriga aga ja Peppoliga.

Lisaks on Euroopas ka mitmeid teisi operaatoreid nagu näiteks Apix, kes toimib mitmes Euroopa Liidu liikmesriigis ning on loonud ühenduse ka mitme Eesti e-arve operaatoriga. Apix on Isolta koostööpartner Soome e-arvete saatmisel.

Eesti e-arve operaatorid

Eestis on praegusel hetkel seitse erinevat e-arve operaatorit, kes teevad omavahel tihedalt koostööd. Järgnevalt toon välja lühida ülevaate igast Eestis olevast e-arve operaatorist ning nende poolt pakutavatest teenustest.

• Telema e-arve operaatoriga on liidestuse loonud 37 majandustarkvara. Telemal on loodud ühendus ka mitmete teiste e-arve operaatoritega, muuhulgas kõikide Eestis toimivate operaatoritega ning lisaks ka Peppol ja Apix operaatoritega.
• Edisoft pakub mitmesuguseid lahendusi nii veebivärava kui ka majandustarkvara kasutajatele. Edisofti hinnakiri tugineb saadetud e-arvete hulgale ning nad on teinud liidestuse peaaegu kõigi Eesti turul tegutsevate e-arve operaatoritega.
• E-arveldaja on riigi poolt loodud keskkond, mis on muuhulgas ka tasuta veebipõhine raamatupidamistarkvara. E-arveldaja kaudu saab e-arveid tasuta saata juhul kui nende hulk on väike (5-10 e-arvet kuus).
• Envoice tegeleb dokumentide digitaliseerimisega ning on loonud liidestuse mitmete Eesti majandustarkvaradega.
• Unifiedpost tegeleb ka lisaks muudele teenusetele e-arvete saatmise võimaluse pakkumisega. Ettevõte tegutseb Eestis, Lätis, Leedus, Suurbritannias, Slovakkias, Tšehhimaa, Serbias, Bosnia ja Hertsegoviinas.
• Omniva on üks suurimaid e-arve operaatoreid Baltikumis. Eestis on Omniva e-arve operaatori nimeks Arvekeskus.
• Amphora pakub laialdasi võimalusi e-arve saatmiseks sõltuvalt kasutajate arvule.

Kas e-arvete saatmiseks peab sõlmima e-arve operaatoriga lepingu?

Mitmed raamatupidamistarkvarad ja veebiportaalid võimaldavad e-arvete saatmist. Seega operaatoriga eraldi lepingu sõlmimine ei ole alati vajalik. Sellisel juhul tegeleb majandustarkvara võimalike probleemide väljaselgitamisega ning annab teada kui e-arve saatmisel peaks mõni viga esinema. Lisaks tegelevad sellisel juhul majandustarkvarad teenuse uuendamisega ja ülalpidamisega.

Selleks, kas liituda e-arve operaatoriga või mitte oleks vajalik hinnata kui palju arveid saadetakse ning kas neid saadetakse mitmes suunas (B2B, B2G, B2C).

E-arveid saab saata nii tasulistes kui ka tasuta veebiportaalides, nagu näiteks Isolta, e-arved.eu, e-arve.ee ja Arved. Need teenused on teinud e-arve saatmise mugavaks ning pakuvad ka muid võimalusi. Isoltast saad muuhulgas nagu hallata kliente, alla laadida raamatupidamise aruandeid ja palju muud ettevõttele kasulikku. Nende portaalidega liitumiseks peab üldjuhul sõlmima lepingu ning tasuma kuutasu.

Kas arvet saab kõigile e-arvena saata?

E-arveid saab saata ainult nendele klientidele, kes on teinud e-arve vastuvõtmise lepingu. Seda, kas teatud Eesti ettevõte võtab e-arveid vastu, saab kontrollida Äriregistri leheküljelt. Äriregistri päringu abil näeb, kas antud kliendile on võimalik e-arvet saata ning mis operaatoriga nad on liidetuse loonud.

Siin on päring Telema AS näitel, kus on näha, et Telema AS võtab vastu e-arveid ning nende operaatoriks on Telema AS.

Kui ettevõte või riigiasutus ei ole e-arvete vastuvõtmise lepingut sõlminud on sellekohane märge ka Äriregistri päringust näha. Siin on näide Isolta Baltic OÜ puhul:

Kui palju e-arve saatmine maksab?

Isolta kaudu on e-arvete saatmine Eesti ettevõtetele ja riigiasutustele tasuta. Soome e-arveid saates kohaldub meie lisateenuste hinnakiri.

Suuremal hulgal e-arveid saatvad ettevõtted kasutavad selleks tavaliselt mõnda majandustarkvara. Nende eest tuleb üldjuhul tasuda igakuiset tasu. Võimalike lisatasude kohta tasub uurida enda dokumendihalduse või raamatupidamisteenuse pakkujalt.

Operaatoriteenuste puhul võivad operaatorid küsida eraldi tükitasu ühe e-arve saatmise eest. Tasub küsida operaatorilt hinnapakkumist ja seda, millised teenused hinnas sisalduvad. Hinnad varieeruvad teenusepakkujate vahel. Üheks hinna kujunemise põhjuseks võib olla see, kas arveid arhiveeritakse või mitte.

Mis on e-arve aadress ja operaatori kood?

E-arve aadress on standardiseeritud tunnus, millega saab tuvastada e-arve vastuvõtjat. E-arve aadress on seega põhimõtteliselt ettevõtte e-aadress. Eestis on selleks ettevõtte registrikood.

Soomes koosneb e-arve aadress kahest osast – e-arve aadressist ja operaatori koodist. Neid saab kontrollida www.verkkolaskuosoite.fi leheküljelt või küsida otse kliendilt.

Kuidas Isolta kaudu e-arveid saata?

Isoltast saadad e-arve järgmiselt:

• Alusta uue arve koostamist
• Lisa arve saaja, tooted ja teenused
• Klõpsa “Eelvaade ja arve saatmine”
• Vali arve saatmise viisiks “Saada e-arvena”
• Lisa e-arve andmed (kui sa pole neid veel kontaktikaardile eelnevalt lisanud). Soome e-arve saatmise puhul e-arve aadress ja operaatori kood ning Eesti ettevõtte puhul registrikood.

Vaata videost lähemalt kuidas Isolta kaudu arvet e-arvena saata:

Kokkuvõtvalt

E-arve on masinloetav arve, mitte pdf ega e-posti teel saadetav arve. E-arve saadetakse otse vastuvõtja elektroonilisesse keskkonda. E-arvele üleminek on tähis nii ajalise kui ka kulude kokkuhoiu suhtes.

Lisaks sellele on e-arve saatmine tunduvalt turvalisem kui e-posti teel saadetud arved. Igas riigis on oma e-arve standard, kuid tulevikus saame kindlasti näha ühtset e-arve standardit, mis lihtsustab riikidevahelist e-arvete saatmist.

Norra, Taani ja Soome on e-arvete saatmise eelkäijad. Nendes riikides on e-arvete saatmine juba aastaid kasutusel ning Soomes võtsid ettevõtjad selle vabatahtlikult kasutusele ning riik ei ole seda siiani kohustuslikuks teinud. E-arve operaatorid hoolitsevad selle eest, et saadetud e-arve jõuaks vastuvõtjani õiges vormis. Eestis on hetkel 7 e-arve operaatorit, kelleks on Telema, Edisoft, E-arveldaja, Envoice, Unifiedpost, Omniva, Amphora.

E-arvete saatmiseks ei pea e-arve operaatoriga eraldi lepingut sõlmima, küll aga peab e-arve vastuvõtmiseks hetkel seda tegema. Seetõttu saab e-arveid saata ainult nendele ühingutele kes on e-arve vastuvõtmiseks lepingu sõlminud. Seda, kas Eesti ühing on valmis e-arveid vastu võtma, saab kontrollida Äriregistri kodulehelt.